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Istruzioni per la rendicontazione delle attività svolte

Ai fini dell’erogazione dell’agevolazione, le imprese beneficiarie - ai sensi del punto 11 del Bando – devono inviare la documentazione finale delle spese sostenute entro 30 giorni dalla data di chiusura del progetto ad Unioncamere tramite PEC all’indirizzo disegnipiu3@legalmail.it. Per data di chiusura del progetto si intende il termine di realizzazione del progetto indicato nella lettera di comunicazione di ammissione della domanda e concessione dell’agevolazione. E’ possibile procedere alla rendicontazione finale anche prima del suddetto termine (massimo) di realizzazione del progetto.

Con riferimento alle spese sostenute dalle imprese beneficiarie, saranno riconosciute ammissibili le spese per l’acquisizione dei servizi specialistici esterni sostenute successivamente alla data di registrazione del disegno/modello e in ogni caso non antecedenti al 3 dicembre 2015 (data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana (GURI) del comunicato relativo al Bando) (Punto 7 del Bando). Le spese devono corrispondere a pagamenti integralmente e definitivamente effettuati dai beneficiari entro la data di chiusura del progetto

Le spese saranno riconosciute in coerenza con quanto previsto nella lettera comunicazione di ammissione della domanda e concessione dell’agevolazione se puntualmente indicate a seguito di decurtazione di spesa ovvero in coerenza con il Project plan (punto 18) se l’importo richiesto è stato interamente riconosciuto.

Entro 30 giorni dal termine di realizzazione del progetto occorre inviare la seguente documentazione:

  • dichiarazione sulle spese sostenute, resa ai sensi del D.P.R. 445/2000 (Modello)
  • relazione sintetica dei risultati conseguiti corredata degli output relativi ai servizi specialistici richiesti

La relazione dovrà comunque illustrare, a partire dagli obiettivi previsti nel Project plan presentato dall’impresa in sede di richiesta dell’agevolazione, gli obiettivi raggiunti a seguito dell’attuazione del progetto, le attività poste in essere e i risultati conseguiti dal progetto. Nel caso di mancata attuazione di parte delle attività/servizi previsti occorrerà fornire le opportune motivazioni che hanno determinato la parziale attuazione del progetto inizialmente presentato. La relazione dovrà essere prodotta rigorosamente su carta intestata dell’impresa richiedente e riportare firma e timbro della stessa impresa.

In proposito si ricorda che non saranno ammesse modifiche al progetto che non siano state sottoposte, nel corso di esecuzione dello stesso, ad autorizzazione di Unioncamere (Punto 10 del Bando).

Ad esempio, non saranno ammesse, in sede di rendicontazione spese relative a servizi erogati da fornitori diversi da quelli approvati in fase di concessione dell’agevolazione e per i quali non sia stata richiesta - con un congruo preavviso rispetto al termine di conclusione del progetto ed alla esecuzione del servizio per il quale si propone il cambio fornitore - e ricevuta autorizzazione alla variazione da parte di Unioncamere.

Per output si intende la documentazione consegnata dal fornitore all’impresa a fronte dell’esecuzione del servizio commissionato ed in stretta conformità alle attività previste e descritte nel preventivo del singolo servizio agevolato. In relazione alle spese sostenute per la realizzazione di prototipi e stampi occorrerà inviare disegni tecnici e foto ad essi relativi su carta intestata del fornitore riportante data, firma e timbro del fornitore stesso e, ove disponibile, copia del relativo documento di trasporto.

In relazione alle spese sostenute per l’acquisizione di servizi specialistici esterni, gli output dovranno essere prodotti rigorosamente su carta intestata del fornitore e riportare firma e timbro dello stesso fornitore.

In via esemplificativa ma non esaustiva, in relazione agli specifici servizi acquisiti dall’impresa, occorrerà inviare:

- relazione tecnica dettagliata sull’utilizzo di nuovi materiali con allegati i risultati di eventuali test e prove tecniche;

- relazione dettagliata circa l’analisi del processo produttivo/catena di produzione e delle soluzioni tecniche proposte con relativi disegni tecnici;

- accordi di non divulgazione/ di cessione /di licenza rigorosamente sottoscritti dalle parti interessati;

- relazione dettagliata sull’attività di consulenza specializzata nell’approccio al mercato fornita all’impresa (strategia, marketing, vendita, comunicazione) che evidenzi analisi di scenario, obiettivi, studio della strategia per raggiungerli, identificazione dei target clientela/posizionamento di mercato,  pianificazione delle attività, definizione analisi costi/benefici, ecc. Le relazioni dovranno riportare le indicazioni puntuali ed operative fornite all’impresa in merito alla valorizzazione del disegno nel contesto di mercato;

- relazione dettagliata circa la consulenza fornita in termini di comunicazione di impresa: messaggio comunicazionale ideato; strumenti di promozione e comunicazione progettati; target di clientela e posizionamenti di mercato individuati; canali di vendita individuati; layout grafici; testi per comunicazione promozionale; pianificazione campagna promozionale; layout siti web.

Con riferimento ai servizi di consulenza specializzata nell’approccio al mercato saranno riconosciute le sole spese per l’ideazione di una campagna di comunicazione e non le spese per la sua realizzazione. Non saranno ammesse, inoltre, le spese per le inserzioni su riviste o le spese di produzione di spot pubblicitari multimediali, servizi fotografici del disegno / modello; realizzazione o modifica di siti internet.  

In sintesi, saranno ammesse le sole spese per l’ideazione dei servizi previsti e non le spese per la loro realizzazione . (Rif. FAQ 13).

  • copia conforme delle fatture quietanzate delle spese ammesse con il riferimento puntuale al preventivo ammesso ad agevolazione, la descrizione del servizio svolto e le giornate/uomo impiegate in conformità a quanto previsto dallo stesso preventivo.

Per la quietanza occorre fornire: fatture con timbro e firma in originale del fornitore con dicitura “pagato” o similari apposti sulla fattura stessa. La conformità delle fatture è assolta utilizzando il suddetto modello di dichiarazione sulle spese sostenute.

Dai documenti contabili dovrà evincersi: i dati fiscali del fornitore; la data di emissione del documento; gli importi distinti tra imponibile, IVA ed eventuali ulteriori elementi di costo e, come sopra evidenziato, la descrizione del servizio reso, in coerenza con quanto previsto in preventivo, ed il numero di giornate impiegate nell’esecuzione del servizio.

  • attestazioni dei pagamenti che dovranno essere effettuati, entro la data di conclusione del progetto, mediante bonifico bancario, bonifico postale o RIBA, da cui si evinca l’avvenuto pagamento della spesa, l’importo e il nominativo del ricevente, a pena della non ammissibilità della spesa stessa.

In merito ai pagamenti dovrà, in ogni caso, essere fornita evidenza del buon esito dell’operazione mediante l’indicazione del CRO (Codice Riferimento Operazione) o, in alternativa, mediante copia dell’estratto del conto corrente da cui si evinca lo specifico versamento in favore del fornitore e della specifica fattura relativa al servizio agevolato. In tal senso non sarà sufficiente fornire disposizioni di bonifico cumulative in cui non si rinvengano le suddette informazioni. In caso di pagamento cumulativo di più fatture con un'unica disposizione si devono  inviare copia di tutte le suddette fatture, anche se non inerenti le attività di progetto, in quanto richiamate nella causale della disposizione, ai fini della verifica del totale del pagamento effettuato.

In relazione ai compensi per i professionisti, è necessario allegare anche il modello F24 di versamento delle ritenute, effettuate a titolo di acconto con il dettaglio dei versamenti delle ritenute effettuate; se le suindicate ritenute sono state versate, unitamente ad altre ritenute non inerenti le attività di progetto,  l’impresa dovrà inviare un prospetto analitico - firmato dal legale rappresentante - che dettagli la composizione del pagamento del versamento all’Agenzia delle entrate (modello F24) delle varie ritenute di acconto.

L’Unioncamere provvederà all’esame della documentazione di rendicontazione e, qualora la documentazione risultasse parzialmente insufficiente o non chiara si riserva la facoltà di richiedere le necessarie integrazioni. In caso di mancata risposta la spesa in relazione alla quale saranno richieste le suddette integrazioni potrà non essere riconosciuta o riconosciuta solo parzialmente.

modello di tracciabilità dei flussi finanziari   disponibile in due versioni (per imprese con dipendenti e per imprese senza dipendenti)(unitamente ad un documento di identità in corso di validità del sottoscrittore) per ogni conto corrente utilizzato per i pagamenti dei servizi svolti nell’ambito del progetto. Inoltre, in fase di invio della documentazione di  rendicontazione, l’impresa dovrà inviare il modello di tracciabilità anche per il conto corrente sul quale intende ricevere il bonifico della agevolazione.

 

L’Unioncamere provvederà all’esame della documentazione di rendicontazione e, qualora la documentazione risultasse parzialmente insufficiente o non chiara si riserva la facoltà di richiedere le necessarie integrazioni. In caso di mancata risposta la spesa in relazione alla quale saranno richieste le suddette integrazioni potrà non essere riconosciuta o riconosciuta solo parzialmente.

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